【ワークフロー】処理の自動実行機能
概要
【ワークフロー】とは、データの更新、データの作成、メールの送信などの処理を指定した条件に基づいて自動で実行する機能です。
【ワークフロー】の設定は、①実行タイミングの設定②実行条件の設定③実行するタスク（アクション）の３つの設定を行います。
システム設定メニュー＞自動化＞ワークフローから設定画面を表示します。
Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s.
既存のワークフローは、上部の【モジュール】と【実行条件】で絞り込み表示が出来ます。
右端のアイコン表記は、左から【ワークフローが有効（レ点）か無効（バツ印）か】【設定内容のエクスポート（xml形式）】【編集】【削除】になります。
新規で作成する場合は、左上の【新規作成ワークフロー】をクリックします。
設定方法
第一ステップ 対象モジュールの選択と実行タイミングの設定
以下が新規作成画面の最初のページになります。ここでは、第一ステップとして対象のモジュールと【実行のタイミング】を設定します。【モジュールを選択】欄で、対象のモジュールを選択します。
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【このワークフローを実行するタイミングを指定します】欄で、実行タイミングを指定します。
| 実行タイミング | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| レコードの作成 | レコードを新規で作成する時に実行 | |
| レコードの変更 | レコードにデータの変更・更新がかかる時に実行 | |
| レコードが保存されるたびに（例：作成、変更） | 新規・更新かかわらずレコードが保存されるたびに実行 | |
| すべての条件を満たした場合に一度だけ | 第二ステップの実行条件を最初に満たした時に一度だけ実行 | |
| レコードの削除 | レコードが削除された時に実行 | |
| 実行スケジュール（時間間隔を定義） | 毎時、毎日、月次、特定日など、指定したタイミングで実行（バッチ実行イメージ） | |
| システム | （調査中） | |
| ユーザーによる手動実行 | データ画面上から手動でワークフローを実行 | 指定した条件に合致した場合に手動実行のメニューに表示されます |
| ブロックエディション | （調査中） | |
| トークンリンク（トークンリンクがクリックされた場合） | （調査中） |
第二ステップ 実行条件の指定
ワークフローが実行される条件を指定します。
設定方法は、【フィルター】の設定と同様の設定内容になります。
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第三ステップ 実行するタスクの指定
設定できるタスク（アクション）には以下の種類があります。
| タスク | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| メールの送信 | メールを送信 | 本文がフリーの文面時に利用 |
| カスタム関数の呼び出し | カスタム関数を実行 | カスタム関数の作成にはプログラム開発が必要 |
| タスクの作成 | タスク（ToDo）の作成 | |
| イベントの作成 | イベント（予定）の作成 | |
| フィールドの更新 | フィールドの更新 | |
| レコードの作成 | レコードの新規作成 | |
| SMSの送信 | SMSの送信 | 外部のSMSサービスを契約・設定時のみ |
| メールテンプレートを送信 | メールテンプレートを使ってメールを送信 | 本文が定型の文面時に利用 |
| PDFを送信 | PDF機能で作成したPDFファイルを送信 | |
| アドレス帳を作成 | （調査中） | |
| 作成されたイベントの日付を自動的に更新します | （調査中） | |
| 関連レコードを更新 | 関連するレコードのフィールドを更新 | |
| 通知 | 通知を作成 | |
| レコードの自動割り当て | （調査中） | |
| 関連モジュールフィールドからの合計フィールド値 | 関連するモジュールの特定フィールドの値を計算した結果を更新 | |
| Webhook | （調査中） | |
| Record collectors | 外部データベースからのデータ取得 | 欧州のみで日本では利用不可 |
タスクの実行には、①指定した実行タイミング時に実行②その実行タイミングから更に実行時間を指定の２種類で実行できます。
タスク登録画面の以下で設定します。【タスクを実行】欄にチェックがない場合（デフォルト）は上記①のタイミング、チェックを入れると以下の画面になり②のタイミングで実行されます。
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【修正日時】の１日後に実行するなどの指定が可能です。
ワークフローの条件やデータ更新内容に利用できる値
【未加工テキスト】【フィールド】【式】の３つの値を利用することができます。
| 設定方式 | 内容 |
|---|---|
| 未加工テキスト | 設定する値をテキストや数値で設定します。 例えば、2023、Vtigerなどです。 |
| フィールド | ワークフローの対象となっているモジュールのフィールド、そのモジュールに関連するモジュールのフィールドが設定可能です。関連するモジュールはモジュール毎に異なります。 |
| 式 | ワークフローで利用可能な関数とフィールドの値を使って様々な式を設定することが可能です。 例えば、 ・年間売上/12 → 年間売上という名称のフィールドの値を12で割った値 ・if mailingcountry == ‘India’ then concat(firstname,’ ‘,lastname) else concat(lastname,’ ‘,firstname) end → 国（送付先）が、インドだったら名＋姓の値を、インドでなかったら姓＋名の値 |
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式
以下の関数が利用できます。
| 分類 | 記述方法 | 内容 |
|---|---|---|
| 算術演算子 | +、-、*、/ | 加算(+)、減算(-)、乗算(*)、除算(/) |
| 比較演算子 | == | ［ ＝ ］ |
| != | ［ ≠ ］ | |
| > | ［ > ］ | |
| < | ［ < ］ | |
| >= | ［ >= ］ | |
| <= | ［ <= ］ | |
| 関数 | concat(a,b) | テキストフィールド値を連結します。 |
| time_diffdays(a,b) | 二つの日付フィールド間の差を計算します。 | |
| time_diffdays(a) | 指定した日付フィールドと現在の日付の差を計算します。 | |
| time_diff(a,b) | 二つの日付フィールド間の時間（秒単位）の差を計算します。 | |
| time_diff(a) | 指定した日付フィールドの時間と現在の時間（秒単位）の差を計算します。 | |
| add_days(a,数字) | 指定した日付フィールドに指定した日数を追加した日付を計算します。 | |
| sub_days (a,数字) | 指定した日付フィールドに指定した日数を差し引いた日付を計算します。 | |
| add_time(a,数字) | 指定した日付フィールド（時間）に指定した時間数（分単位）を追加した日付（時間）を計算します。 | |
| sub_time(a,数字) | 指定した日付フィールド（時間）に指定した時間数 （分単位）を差し引いた日付（時間）を計算します。 | |
| get_date(‘today‘) | 今日の日付を取得します。 | |
| get_date(‘tomorrow‘) | 明日の日付を取得します。 | |
| get_date(‘yesterday‘) | 昨日の日付を取得します。 | |
| その他 | if ～ else | 条件分岐を表現できます。 |
| ‘テキスト値’ | テキストの値は、［’’］で囲みます。 ※空白は［’ ‘］で表現します（スペースを”で囲います）。 | |
| and,or | and条件、or条件 | |
| チェックボックスフィールド | false/no は 0 true/yes は 1 | |
| アルファベット | 小文字で記述 |