YetiForceCRMは顧客管理だけでなく、幅広い業務をカバーできるオープンソースCRMとして知られています。特に「人事・総務業務」のDX化に取り組む上でも、カスタマイズ性の高さ・ワークフロー管理・データの一元管理機能などを活かすことで、効果的に業務効率化を実現できます。以下では、人事総務業務における具体的な活用方法・アイデア・ポイントを整理してご紹介します。

1. 人事総務分野でのYetiForceCRM活用アイデア

1-1. 従業員データベースとしての活用

  • 社員情報の一元管理
    氏名、所属部署、役職、入社日、雇用形態などの基本情報を一括で管理。YetiForceCRM上に「従業員管理」用のカスタムモジュールを作成し、一覧で常に最新の従業員情報を把握できます。
  • 資格・スキル情報の登録
    社員ごとのスキルセットや資格・免許情報を記録しておけば、配置転換やプロジェクトアサイン時の参考にできます。

1-2. 採用管理（リクルーティングプロセス）の管理

  • 応募者管理モジュール
    応募者（候補者）の情報を「取引先」や「リード」などのモジュールを転用、または新規モジュールとして作成し、応募者情報を一括管理。面接日程や進捗状況をステータス管理することで、採用フローが可視化されます。
  • ワークフローでの自動メール送信
    候補者の進捗（一次面接合格／不合格など）が更新されたら自動でメール送信するなど、コミュニケーション漏れを防ぎます。
  • レポート機能による採用分析
    採用チャネル別の応募数・合格率や期間別の選考通過率を可視化することで、採用活動の改善に役立ちます。

1-3. 勤怠・休暇管理との連携（カスタムワークフロー）

  • 休暇申請ワークフロー
    社員が休暇申請をしたら上長や総務に自動通知→承認→ステータス更新→カレンダー反映、という一連の流れをワークフロー機能で作成できます。
  • 勤怠・労務管理システムとのAPI連携
    別途利用している勤怠管理システムから集計データを取り込み、YetiForceCRM上のダッシュボードで各部署の残業時間や有給取得状況などをモニタリングできます。

1-4. オンボーディング、オフボーディングプロセス管理

  • 入社時のオンボーディングチェックリスト
    ID・PCの準備、各種アカウント発行、オリエンテーション日程調整などをタスク化し、担当部署や完了期限を割り当て。抜け漏れなくスムーズに受け入れができます。
  • 退職時のオフボーディングチェックリスト
    退職時に必要な書類作成やアカウント停止、返却物の管理などを一元的に管理し、手続きミスを防ぎます。

1-5. 福利厚生・社内イベントの管理

  • イベント管理モジュール
    社内行事やセミナー・研修などのイベント情報を一元管理し、社内告知や出欠席確認を行えます。
  • アンケート収集
    社員満足度調査やイベント参加後のアンケートを収集し、レポート化して改善に活かせます。

1-6. 総務関連業務のタスク・資産管理

  • 備品・資産管理
    PCやスマートフォン、社用車、オフィス什器などを「在庫管理」のモジュールで登録し、誰がいつ使っているのか、いつメンテナンスが必要なのかを追跡できます。
  • 問い合わせ対応・ヘルプデスク
    社員からの総務・人事部門への問い合わせ（「名刺が足りない」「備品が壊れた」など）をチケット化し、対応ステータスを可視化できます。

2. DX化を推進する上でのポイント

2-1. モジュール・フィールドのカスタマイズ性を活かす

YetiForceCRMは、標準モジュール以外に自由にカスタムモジュールやカスタムフィールドを作成できます。人事総務業務には企業独自の情報項目やプロセスが存在するため、以下の点が重要です。

  • 業務フローに合わせたモジュール構成
    「応募者管理」「従業員管理」「イベント管理」「備品管理」など専用モジュールを作成し、使いやすく設計する。
  • 必須フィールドや入力規則の設定
    氏名、部署、雇用形態、連絡先といった人事上最低限必要な情報を漏れなく登録してもらう仕組みを作る。

2-2. ワークフロー自動化で手作業を削減

YetiForceCRMの強力なワークフロー機能により、条件設定→トリガー→アクションを組み合わせて業務を自動化できます。

  • 承認プロセスの自動化
    休暇申請や各種稟議の承認を担当者、上長へ自動通知し、承認/却下をシステム上で完結できるようにする。
  • リマインダー通知
    契約更新日や試用期間終了のタイミングを自動で通知。総務の担当者がうっかり忘れていた…という事態を防止する。

2-3. セキュリティとアクセス制限

人事総務分野は個人情報や機密情報を多く扱うため、アクセス制御やセキュリティポリシーが重要になります。

  • ロールと権限の細分化
    人事部門しか見られない情報と、総務部門でも共有すべき情報を明確に分け、ロールベースで閲覧・編集権限を設定する。
  • 監査ログの活用
    いつ、誰が、どのデータを変更したかを追跡できるログを有効活用することで、万が一の際にもトレーサビリティを確保する。

2-4. 他システムとの連携

人事総務業務では、勤怠・給与・経理など、外部システムとのデータ連携が多く発生します。

  • API / CSV インポート・エクスポート
    外部システムとの双方向連携を想定し、YetiForceCRMのAPIやインポート機能を活用して、必要なデータを自動的に取り込み・出力する仕組みを構築。
  • シングルサインオン (SSO) の導入
    社員が複数システムにログインする手間を減らし、UXを高める。Active DirectoryやOAuthなどを活用してシングルサインオンを実現。

3. 運用フェーズでの定着化と改善

3-1. 段階的導入と部門巻き込み

  • まずは採用管理や備品管理など、比較的導入しやすい領域からスタートし、成功事例を作る。
  • 成果が見えやすくなると、他の人事・総務領域の関係者の理解も得やすくなり、段階的に活用範囲を広げやすい。

3-2. ユーザー教育とマニュアル整備

  • 人事総務スタッフだけでなく、従業員全体に使ってもらう必要がある機能（休暇申請など）は、わかりやすいマニュアルやガイドを準備し、操作研修を行う。
  • 使いやすいUI設計とともに、質問が出たらすぐ対応できる体制（ヘルプデスクやFAQ）も用意することで、現場定着を促す。

3-3. 定期的なデータクレンジング・メンテナンス

  • 従業員情報や備品情報など、時期が経つと古くなるデータが発生するので、定期的に更新・整合性チェックを行う。
  • 重複レコードや古いデータが増えると、せっかくのDX化のメリットが損なわれるため、クリーニングルールを設定しておく。

3-4. レポート・ダッシュボードで継続的に可視化

  • 採用状況、従業員の在籍推移、休暇取得率、備品利用率などをダッシュボードでリアルタイムに表示し、経営層や部門長がいつでも確認できる体制を構築。
  • 定期的にレポートを分析し、問題箇所（休暇申請が遅れがち、備品管理の漏れなど）を早期に発見して改善につなげる。

4. まとめ

YetiForceCRMは、オープンソースである強みを活かして「人事総務業務に合わせた自由度の高いカスタマイズ」が可能です。以下の3つのステップを意識することで、人事総務DXを着実に進められます。

  1. 業務全体の可視化と標準化
    • 採用管理、従業員管理、備品管理などの業務フローを洗い出し、YetiForceCRM上で統合・標準化。
  2. ワークフローの自動化と情報の一元管理
    • 休暇申請や承認フロー、問い合わせ対応のステータス管理を自動化し、二重入力や漏れ・ミスを削減。
  3. 継続的な運用改善とレポート分析
    • ダッシュボード・レポート機能で人事総務のKPIを可視化し、データドリブンで改善を進める。

このように、YetiForceCRMを人事総務に活用することで、人や紙ベースに依存しがちなバックオフィス作業をDX化し、業務効率の向上・コスト削減・データの有効活用が期待できます。自社の実情に合わせて柔軟にカスタマイズ・運用していくことが最大のポイントです。