YetiForceCRMは顧客管理のためのCRMツールとしてだけでなく、プロジェクト管理プラットフォームとしても高いポテンシャルを持っています。特に「プロジェクト」「プロジェクトマイルストーン」「プロジェクトタスク」のモジュールを活用すると、案件ごとの進捗やタスク割り当てを可視化しながら、組織全体で効率的にプロジェクトを推進できます。以下では、それぞれの機能の詳細と、実際にどのように運用すればプロジェクト管理に役立つかを解説します。
1. プロジェクト（Projects）モジュールの活用
● プロジェクトモジュールの役割
「プロジェクト」モジュールは、案件や取り組みを1つの大きな“箱”として定義し、その下にマイルストーンやタスクを紐づけて管理するためのベースとなる機能です。大まかな特徴は以下のとおりです。
- 概要・目的の把握
プロジェクト名、期間、担当部署やプロジェクトマネージャー、予算、目的など、最上位レベルの情報を登録して可視化できます。 - ステータス管理
プロジェクト全体のフェーズ（進行中、完了、保留など）を管理し、リスクや進捗を俯瞰しやすいようにします。 - 関連情報との連携
顧客（取引先）や案件（商談）と紐づけることで、CRM機能との連動を強化。たとえば「このプロジェクトはどの顧客のために行っているのか」を簡単に追跡できます。
● 効果的なプロジェクトモジュールの使い方
- プロジェクトごとに責任者を明確化
ロール＆プロファイル設定でプロジェクトマネージャーに適切な編集権限を付与し、メンバーには読み取り/タスク編集のみ許可するなど、運用ポリシーを明確にすると管理がしやすくなります。 - 概要欄や説明欄を活用
プロジェクトの背景やゴールを共有しておくと、関わる全メンバーが「なぜこのプロジェクトを行うのか」を理解しやすくなり、ブレを防げます。
2. プロジェクトマイルストーン（Project Milestones）モジュールの活用
● マイルストーンとは
マイルストーンは、プロジェクトの重要な区切り・節目を示す“到達目標”のようなものです。たとえば「要件定義完了」「中間レビュー」「最終納品」など、大きな工程を示す指標として設定します。
● プロジェクトマイルストーンモジュールの機能
- 節目管理
プロジェクトに紐づいて「どのタイミング」で「何を達成すべきか」をリストアップし、日付・責任者などを設定できます。 - マイルストーンステータス
達成済み/未達成/遅延などを管理し、プロジェクト全体の進捗率を正確に把握可能です。 - プロジェクト計画の可視化
マイルストーンを基準にタスクやスケジュールを組み立てることで、プロジェクト計画の骨格がわかりやすくなります。
● 効果的なマイルストーン設定のポイント
- 実質的な節目を設定
形だけのマイルストーンではなく、本当にレビューが必要なポイントや利害関係者との合意が必要な工程など、プロジェクト進行上の“鍵”になるタイミングをマイルストーンとすると、管理・報告がスムーズになります。 - ワークフローと連動
「特定のマイルストーンが達成されたら、責任者や顧客にメール通知」「マイルストーンが遅延したら自動アラート」など、YetiForceCRMのワークフロー機能と組み合わせて自動通知を行うと、関係者全体の把握が容易になります。
3. プロジェクトタスク（Project Tasks）モジュールの活用
● タスク管理の役割
プロジェクトタスクは具体的な作業項目を表し、それぞれを担当者や予定日とともに細かく管理できます。マイルストーンが大きな節目なら、タスクは実際の作業単位となります。
● プロジェクトタスクの主要機能
- 担当者割り当て
タスクごとに担当者を指定し、誰がどの仕事を進めるべきか明確化。複数メンバーが関わる場合は共有設定でコラボレーションしやすくします。 - 期日・優先度設定
締め切り日や優先度をつけることで、タスクの緊急度と重要度を可視化。リマインダー設定も可能です。 - ステータス追跡
タスクの進捗（未着手/進行中/完了など）をリアルタイムで更新し、管理者・チーム全体がいまどの段階かを把握。 - 時間管理・工数記録（拡張機能）
必要に応じて、所要時間や実績工数の記録を行い、工数管理やコスト分析にも繋げられます。
● 効果的なタスク管理のポイント
- 粒度を適切に設定
タスクが大きすぎると進捗がわかりづらく、逆に細かすぎると管理が煩雑になります。各プロジェクトやチームの実情に合わせ、管理がしやすい粒度でタスクを切り分けましょう。 - チームでタスクを共有し、オーナーを明確に
タスクが明確に「誰が、いつまでに、何を行うのか」アサインされている状態だと、責任の所在がわかりやすく、フォローアップもしやすくなります。 - ワークフローと連携した自動リマインダー
期限が迫ったタスクを自動メール通知する、タスク完了で次のタスクを生成するなど、繰り返しやすい作業はワークフローで自動化すると効率的です。
4. プロジェクト管理全体でYetiForceCRMを有効活用する方法
● 各モジュール間の連携
- プロジェクト ↔ マイルストーン ↔ タスク
- プロジェクトが最上位、マイルストーンは中間、タスクが最小単位という形で階層的にデータを関連付けます。
- プロジェクト画面からマイルストーン一覧が確認でき、さらに各マイルストーンからタスクの内訳を見る…といったように、階層構造で全体を把握しやすいようになっています。
- ドキュメント管理やコメント機能との連携
- タスクやマイルストーンに関連する資料をドキュメントモジュールで管理し、必要に応じて簡単に参照。
- コメント欄や内部チャット機能でメモやコミュニケーションのやり取りを残し、履歴を共有できます。
● ダッシュボードとレポートで進捗可視化
- ダッシュボードにウィジェットを配置
– プロジェクトの進捗状況、遅延タスク一覧、マイルストーンの達成率などをウィジェットとしてまとめ、リアルタイムに確認。 - レポート機能
– プロジェクト別にタスク完了率や工数などを集計し、定期的な会議や上層部への報告に活用する。 - Ganttチャート表示（拡張機能）
– 一部のバージョンやプラグインでは、プロジェクトタスクやマイルストーンをガントチャートで視覚的に表現できる機能もあります。プロジェクトの時間軸をひと目で把握しやすくなるため、複数案件を並行管理する際にも有効です。
● ワークフローによる自動化と通知
- プロジェクト開始時の自動タスク生成
新しいプロジェクトを作った際に、テンプレートから基本的なマイルストーンとタスクを自動生成するワークフローを設定すれば、プロジェクトの立ち上げがスピーディーになります。 - マイルストーン達成やタスク完了の通知
関係メンバーや上長に対してメールやポップアップ通知を飛ばすことで、遅延やタスクのブロッカーを早期発見できます。
5. プロジェクト管理における導入・定着のポイント
- プロジェクト管理ルールの確立
- YetiForceCRMだけでなく、「マイルストーンはどう設定するか」「タスクの粒度はどの程度か」など、チーム内の運用ルールを事前に決めておくと混乱を防ぎます。
- 権限管理でデータを適切に保護
- プロジェクトメンバー以外が重要データを編集しないようにするなど、ロールベースでアクセス制御をきちんと設定しましょう。
- 小さく始めて徐々に拡大
- まずは少人数・小規模プロジェクトで試験運用し、運用フローを確立。うまくいったら他プロジェクトへ横展開して定着を図るとスムーズです。
- 定期的なレビューとアップデート
- 運用開始後もダッシュボード・レポートでプロジェクトの成果や問題点を分析し、必要に応じてワークフローやタスク分割方法などを見直すことで、より効果的な運用が可能になります。
6. まとめ
YetiForceCRMは、プロジェクト（Projects）モジュールを中心に、**プロジェクトマイルストーン（Project Milestones）とプロジェクトタスク（Project Tasks）**を組み合わせることで、階層的かつ柔軟なプロジェクト管理を実現します。
- プロジェクト: 最上位の管理単位で、全体のスコープ・責任者・期間などを統括。
- プロジェクトマイルストーン: 大きな節目や到達目標を設定し、プロジェクトの進捗率を把握しやすくする。
- プロジェクトタスク: 作業単位で管理し、担当者割当や期限、進捗の追跡を行う。
これらを有機的に連動させることで、
- タスクの抜け漏れ防止
- 進捗把握や遅延リスクの早期発見
- 関係者へのスピーディーな情報共有
などのメリットを得られ、プロジェクト遂行の効率と成功率を高めることができます。さらに、CRMとしての顧客情報や商談データとも結びつけられるため、顧客満足度向上や営業部門との連携など、組織横断的なメリットも期待できます。適切な運用ルール・ワークフロー設計を行いながらYetiForceCRMをプロジェクト管理ツールとして活用することで、組織全体での業務効率化と成果創出を大幅に推進できるでしょう。