営業担当者の業務を見直してみると、実際には「顧客情報や資料を探す時間」に多くの時間が割かれていることがよくあります。ファイルサーバーやWeb、メールなど複数の情報ソースから断片的に必要データを拾い出す作業は非常に煩雑で、本来の営業活動（商談、フォローアップなど）にかけるべき時間を圧迫してしまいます。
この課題を解決するために、YetiForceCRMを“情報の一元管理プラットフォーム”として活用すると、必要なデータの検索効率が飛躍的に向上し、営業担当者の生産性を大幅に高めることができます。以下では、どのような仕組みでこの問題を解決するのか、そのポイントをまとめます。

1. 情報の一元化で探す場所を集約

● ファイルやドキュメントを一箇所に集約

  • ドキュメント管理機能
    ファイルサーバーに散在していた提案書や製品資料を「ドキュメント（Documents）」モジュールにアップロードし、顧客・商談・案件と関連づけて保管できます。
  • メール添付ファイルの自動取り込み
    メール連携機能を利用すれば、取引先から送られてくる見積依頼書や要望仕様書などの添付ファイルを対応するレコードに紐づけて保存可能です。

● 顧客情報と関連資料を紐づけ

  • 取引先や商談に紐づく形で資料を登録しておくと、「どの顧客に関連する資料なのか」が明確になります。これにより、ファイルサーバーの深い階層を探し回らなくても、YetiForceCRM上の顧客レコードを開くだけで必要資料へアクセスができます。

2. 強力な検索機能による時短効果

● グローバル検索・詳細検索

  • キーワード検索
    YetiForceCRMには全体を横断してレコードを検索する「グローバル検索」機能があるため、顧客名・案件名・文書タイトル・タグなどを入力するだけで該当データを一気に表示できます。
  • 詳細検索（フィルタ機能）
    モジュール別に「担当者」「日付」「ステータス」「タグ」などの条件を組み合わせて絞り込めるため、目的の資料を高速に見つけられます。

● カスタムフィールドで検索項目を拡充

  • 営業活動に合わせて「製品カテゴリー」「商談フェーズ」「契約種別」などカスタムフィールドを作成・入力しておけば、より細かな条件で検索や絞り込みが可能。
  • たとえば「製品カテゴリー=クラウドサービス、商談フェーズ=見積提出、ステータス=検討中」という条件で検索すれば、条件に一致するすべての商談とドキュメントを一括で表示できます。

3. データの関連付けとリアルタイムアクセス

● 関連レコードへのジャンプ

  • 顧客カード（取引先レコード）や商談レコードには、関連資料や過去のコミュニケーション履歴（メール・タスク・メモ）などがまとめて表示されます。
  • ひとつの画面で必要情報を俯瞰できるため、複数システムを行き来する手間や、あちこちを検索する時間が大幅に削減されます。

● どこからでもアクセス・参照

  • クラウド型で運用している場合は、オフィス・自宅・外出先など、場所を問わず常に最新データを確認・編集できるため、急な問い合わせや打ち合わせ時にも「データを探す」煩雑さがありません。

4. 運用ルールとワークフロー自動化でさらなる効率アップ

● 一貫した命名ルール・タグ付け

  • 資料のタイトルやタグを共通ルールに基づいて入力するよう徹底すれば、誰が見ても同じ検索ワードで資料を発見できるようになります。
  • 従来は担当者ごとにバラバラのファイル名・フォルダ階層だったものが、CRM上では統一的に管理されるので混乱が激減します。

● ワークフローによる自動登録

  • たとえば「商談ステータスが見積提出に変わったら、見積書PDFを自動でドキュメントモジュールへ保存し、タグ付けする」など、情報登録をワークフローで自動化することも可能です。
  • 人の手を介さずデータが関連付けされるため、資料探しだけでなく登録漏れやミスも削減できます。

5. 結果として営業担当者の生産性が向上

  1. 探す手間が減る → コア業務に集中
    従来、膨大なフォルダやメールボックスを横断的に検索していた時間が、YetiForceCRM内の高速検索機能や関連レコードで一瞬に。営業担当者は提案活動や顧客フォローなどコア業務に時間を割けるようになります。
  2. 情報の抜け漏れや更新漏れも減少
    最新版の製品資料を常に一か所に集約しておくと、古いバージョンの資料を誤って顧客に送るミスも防げます。
  3. 全社的な情報共有の促進
    各営業担当だけでなく、他部署（マーケティングやサポートなど）とも同じプラットフォームを使うことで、必要な情報をいつでも取り出せる体制ができあがり、社内コラボレーションがスムーズに。

6. まとめ

YetiForceCRMを情報ハブとして活用すると、ファイルサーバーや複数のWebシステム、メールボックスを渡り歩いて資料を探す無駄な時間が激減します。顧客・商談・資料などのデータが一括管理され、強力な検索機能やワークフロー自動化により、営業担当者が本来やるべき「提案・交渉・顧客対応」にリソースを集中できるようになります。その結果、案件のスピードアップや売上向上、そして顧客満足度の向上に繋がるのです。